Endringer i offentleglova m.m. – unntak frå innsyn i journalføringer som gjelder organinterne dokumenter m.m.
Høringssvar
Det er flere hensyn som ligger til grunn for unntaket for organinterne dokumenter. Høringsnotatet viser blant annet til det er nødvendig med et unntak for å bevare klare ansvarsforhold utad, unngå tvil om hva som er forvaltningsorganets beslutninger eller synspunkter, og for å gi rom til interne meningsbrytninger og vurderinger på veien frem til organets standpunkt eller vurdering. Spekter mener dette er legitime hensyn som kan begrunne et unntak. Endringsforslaget innebærer et tillegg i offentleglova § 14 første ledd som gjør det klart at ikke bare organinterne dokumenter kan unntas offentligheten, men også journalføringer som gjelder organinterne dokumenter. Flere aktører har påpekt at dette vil føre til at en viktig kilde til informasjon for journalister og andre om hva som pågår i forvaltningen blir borte. Spekter kan ikke se at den foreslåtte lovendringen bidrar til et større unntak fra innsynsretten enn det som gjelder i dag, men mener forslaget er en presisering av gjeldende rett. Spekter støtter derfor departementets forslag.
Spekters vurderinger av forslaget
Departementet anfører at hensynene bak unntaket for organinterne dokumenter må gjøre seg gjeldende også for journalopplysninger om slike dokumenter, og at unntaksbehovet for henholdsvis interne dokumenter og journalopplysninger om slike dokumenter må ses i sammenheng.
Spekter deler departementets vurdering. Tilgang til opplysningene om dokumentet, uten informasjon om det videre innholdet, vil kunne føre til oppmerksomhet og debatt om den pågående interne korrespondansen i offentligheten., noe som igjen kan medføre en risiko for at den frie, interne meningsutvekslingen i organet begrenses. Det kan også tenkes å kunne føre til forventninger om et bestemt resultat i saken.
Departementet viser til at flere organer i dag bruker det digitale saksbehandlingssystemet eInnsyn, som innebærer en automatisk journalføring av dokumentet når man arkiverer et dokument. Dette medfører at det i praksis kan «synes som om publiseringen av journalføringer for organinterne dokumenter på eInnsyn som følger med en eventuell journalføring av interne dokumenter, rent faktisk fører til at en del organer ikke journalfører slike dokumenter». Spekter deler departementets bekymring for at en konsekvens av slik praksis antagelig er at arkiveringsplikten etter arkivforskrifta § 14 ikke etterleves fullt ut for organinterne dokumenter. Manglende journalføring og arkivering av organinterne dokumenter vil kunne gjøre det vanskeligere for organet å holde orden i dokumenter internt og finne frem dokumenter for seinere bruk, noe som fører til at nyttig kunnskap går tapt.
Spekter mener det vil kunne svekke saksbehandlingen og tilliten til prosessene dersom organet ikke etterlever arkiveringsplikten og unnlater å arkivere dokumenter fordi det vil vanskeliggjøre arbeidsprosessene ved at dokumentene journalføres. Dersom det bidrar til at organet f.eks. tar i bruk en muntlig kommunikasjonsform fremfor en skriftlig, vil viktig dokumentasjon kunne gå tapt.
Departementet anfører at lovforslaget innebærer en presisering av gjeldende rett og skriver at «et generelt unntak for journalføringer om organinterne dokumenter vil etter departementets syn ikke svekke allmennhetens informasjonstilgang, fordi dokumentene det er tale om, uansett vil kunne unntas fra innsyn etter offentleglova § 14 første ledd, og organet kan i dag unngå offentlighet om opplysningene om de organinterne dokumentene ved å unnlate å journalføre dem eller registrere dem i et register som muliggjør sammenstilling etter offentleglova § 9». Dette er også Spekters forståelse av lovforslaget.
Spekter mener en presisering av gjeldende rett slik departementet her foreslår vil styrke forvaltningens saksbehandlingsprosesser ved at loven bidrar til at arkivloven blir etterlevd og at dokumenter journalføres i tråd med lovens intensjoner. Det gir en mer effektiv forvaltning og bidrar til at viktig dokumentasjon ikke går på tapt på for ettertiden. Spekter støtter av disse årsaker forslaget.