Personvern i kontakt med Arbeidsgiverforeningen Spekter
Arbeidsgiverforeningen Spekters medlemmer er virksomheter og ikke fysiske personer. Omfanget av personopplysninger som behandles i Spekter er derfor begrenset.
Behandlingen av personopplysninger er i hovedsak knyttet til Spekters formål som part i arbeidslivet og interesseorganisasjon, dvs å bidra til å sikre fornyelse og utvikling av rammevilkår, systemer og avtaler, arbeidsformer og partsrelasjoner for å understøtte medlemsvirksomhetenes evne til å skape verdier.
I den grad Spekter behandler personopplysninger, begrenses omfanget og varigheten av oppbevaringen til det som er nødvendig ut fra det enkelte formål. Spekter innhenter og behandler personopplysninger kun for organisasjonens egen bruk.
Nedenfor redegjøres det for Spekters behandling av personopplysninger. Behandlingen er i samsvar med personopplysningsloven og EUs personvernforordning, GDPR.
Om personvern
Som bruker har du ifølge Personopplysningsloven (GDPR) krav på informasjon om når, hvordan og hvorfor vi, gjennom dette nettstedet, samler inn og lagrer opplysninger om deg.
Tjenester på nett
Besøk på www.spekter.no
Digital informasjon innhentes når du besøker nettstedene våre, inkludert IP-adresse, nettleserdata og trafikkdata. Ingen av disse opplysningene blir brukt til å identifisere enkeltpersoner. Spekter.no og hovedavtale.no benytter også som de fleste andre nettsteder informasjonskapsler (cookies). Det samme gjelder også for Compendia Spekter hvor medlemmene har tilgang via medlemsnettet.
Lukket medlemsnett
Medlemsvirksomhetene i Spekter har tilgang til å logge inn på lukkede sider med medlemsinformasjon. Kontaktpersoner i virksomhetene får tilgang til medlemsnettet ved at de registreres med e-post og arbeidsgiver. Spekter og brukerne av nettsidene har en felles interesse i at sidene oppleves nyttige. For å videreutvikle tjenesten og ha oversikt over fagstoffets relevans, kan Spekter spore bruken av de enkelte sidene.
Abonnement på nyhetsbrev og pressemeldinger
Spekter oppbevarer abonnentenes e-postadresser for å ivareta utsendingen av nyhetsbrev og pressemeldinger. For å ha en oversikt over hvilke tema som oppleves relevante og for å videreutvikle tjenesten, har Spekter en berettiget interesse i å spore aktivitetene (åpning av nyhetsbrev, temaartikler og linker). Det er selvsagt frivillig å være abonnent, og abonnementet kan når som helst avsluttes ved avregistrering. Da slettes kontaktinformasjonen knyttet til abonnementet.
Om informasjonskapsler (cookies)
Som bruker av vårt nettsted har du ifølge Ekomloven § 2-7 b krav på informasjon om hvilke informasjonskapsler vi benytter og hvilken funksjon disse har. En cookie er en kort kode eller tekst som lagres i nettleseren når man bruker en nettside.
Alle brukere kan akseptere eller avslå å samtykke til lagring av cookies i sine nettleserinnstillinger: Følg denne beskrivelsen for å blokkere eller tillate lagring av cookies.
Her går vi gjennom nettsidens ulike funksjoner hvor det samles inn data og/eller benyttes cookies:
Grunnleggende nettsidefunksjoner
Nettstedet vårt bruker kryptering med https. Hvis du vil forsikre deg om at en side er kryptert, vil det stå https i stedet for bare http i nettleserens adressefelt og de fleste nettlesere vil også vise en hengelås. Vi gjør dette for å sikre en trygg datakommunikasjon mellom vår nettside og brukers datamaskin.
Publiseringssystem
Vi benytter publiseringsverktøyet CorePublish til å organisere innholdet på våre nettsider. CoreTrek AS står for teknisk utvikling, drift og vedlikehold.
CorePublish benytter følgende cookies:
- CorepublishSession: Inneholder et tilfeldig sesjonsnummer og gjør at publiseringsløsningen fungerer korrekt.Varighet 15 minutter etter avsluttet nettsidebesøk. Databehandler er CoreTrek.
- Ctcdk: Gjør det mulig for vår nettside å presentere nettstedets innholdet på rett måte for din enhet.Varighet 7 dager. Databehandler er CoreTrek.
Pålogging
Alle pålogginger registreres. Hensikten er både å kunne oppdage mislykkede påloggingsforsøk, stoppe forsøk på datainnbrudd, samt å registrere når og om en bruker sist logget seg på.
I denne sammenhengen lagrer vi følgende data: brukernavn, dato og tidspunkt for pålogging, url’en som benyttes ved pålogging og brukerens ip-adresse.
Statistikk og brukeranalyse
Som en del av vårt arbeid med å lage et brukervennlig nettsted, bruker vi Google Analytics for å se på bruksmønster til de som besøker nettstedet. Google Analytics er en nettanalyse-tjeneste som leveres av Google, Inc.
Google Analytics benytter følgende cookies:
- _ga: Benyttes til å skille brukere ved å tildele et tilfeldig generert nummer. Databehandler er Google Analytics.
- _gat: Benyttes til å redusere forespørselshastigheten – begrenser innsamlingen av data på sider med mye trafikk. Databehandler er Google Analytics.
- _gid: Benyttes til å skille mellom brukere. Databehandler er Google Analytics.
Google Analytics lagrer ikke personopplysninger.
Google er ansvarlig databehandler for informasjonen de samler inn. Opplysningene som samles inn lagres på Googles servere og er underlagt Googles retningslinjer for personvern.
Google Analytics og CorePublish lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter på vårt nettsted. Det er bare søkefrasene som lagres, og de kan ikke kobles til andre opplysninger knyttet til brukerne.
Videovisning
Vi kan vise video som en del av innholdet på våre nettsider. Videoer som vises med CorePublish sin egen videoavspiller benytter ikke informasjonskapsler eller andre sporingsmetoder.
Videoer som er innebygd (embedded) fra Youtube benytter tredjeparts cookie for å spore alle videovisninger og registrere brukerstatistikk. Cookiene registrerer hvilken Google-bruker som eventuelt er logget inn, registrerer geografisk posisjon, preferanser og hvilken side avspillingen foregår på. I tillegg benytter Youtube en cookie for å tilpasse videokvaliteten til enhetens kapasitet. Youtube er ansvarlig databehandler for sine cookies. Les mer om hvordan Youtube og Google benytter cookies.
Videoer som er innebygd (embedded) fra Vimeo benytter tredjeparts cookie for å spore alle videovisninger og registrere brukerstatistikk. Vimeo er ansvarlig databehandler for sine cookies. Les om cookies som Vimeo benytter.
Deltakelse på Spekters arrangementer
Påmeldingsinformasjon ved arrangementer
De som melder seg på Spekters arrangementer registreres med de kontaktopplysningene de selv har oppgitt; navn, stilling, virksomhet, e-postadresse og mobiltelefonnummer. Informasjonen brukes for å håndtere deltakelsen på arrangementene og for å videreutvikle kurs- og arrangementsinnhold tilpasset deltakernes interesser og behov. arrangementet. Deltakerinformasjonen oppbevares så lenge vedkommende jevnlig inviteres til nye arrangementer hos Spekter. Den enkelte kan ved påmelding videre velge å opplyse om eventuelle mathensyn eller andre særskilte behov hvis det er ønskelig med individuell tilpasning. Denne informasjonen slettes etter at det aktuelle arrangementet er gjennomført. Deltakerlister med navn, tittel og virksomhet kan bli delt med øvrige påmeldte på arrangementet.
Evalueringer
I etterkant av arrangementer sendes det ofte ut en forespørsel til deltakerne om å evaluere arrangementet (Questback e.l.). Dersom slike evalueringer ikke kan besvares anonymt, vil dette bli oppgitt. Det er selvsagt frivillig å foreta slik evaluering. Svarene fra evalueringene vil bli anonymisert så snart de er behandlet på et aggregert nivå.
Medlemsregisteret
Spekters medlemsregister omfatter grunninformasjon om personer vi har med kontakt med hos medlemsvirksomhetene; navn, e-postadresse, telefonnummer og funksjon i medlemsvirksomheten. Spekter oppbevarer denne informasjonen for å ivareta medlemskapets formål, og opplysningene benyttes bl.a for kontakt i forbindelse med medlemmenes deltakelse i råd, utvalg og arbeidsgrupper, forhandlingsaktiviteter, hørings- og interessepolitisk påvirkningsarbeid, deltakelse på kurs og arrangementer, medlemsrådgivning, arbeidsrettssaker, medlemsinformasjon og forskjellige medlemstilbud (gratis som en del av medlemskapet).
Hvis kontaktpersonen slutter i medlemsvirksomheten, eller hvis virksomheten melder seg ut av Spekter, slettes informasjonen.
Kontaktregisteret
Kontaktregisteret består av grunninformasjon om personer i samfunnsliv, politiske miljøer, organisasjoner, embetsverk osv som er relevante med bakgrunn i Spekters formål. Dette er i hovedsak informasjon som personene selv har gjort offentlig tilgjengelig; navn, e-postadresse, telefonnummer og yrkestittel/funksjon/ansvarsområde. Spekter oppbevarer denne informasjonen så lenge Spekter og vedkommende har en gjensidig interesse i å ha kontakt.
Løpende kontakt med medlemmer på e-post o.l.
Spekter benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet. Informasjon av ulike typer avhengig av kontaktens karakter registreres og oppbevares i den grad og omfang det er nødvendig for saksbehandlingen. Normalt trenger ikke Spekters rådgivere personopplysninger for saksbehandlingen, og medlemmene bes å anonymisere slike opplysninger hvis saken involverer f.eks personalhåndtering. Den informasjon som eventuelt registreres, slettes når saksbehandlingen ikke lenger gjør det nødvendig å oppbevare den.
Spekter vil kunne være part i saker for Arbeidsretten. Slike saker gjelder i hovedsak tolkningstvister om bestemmelser i tariffavtaler. I den grad det reises krav knyttet til identifiserbare personer, følges de alminnelige regler for personvern knyttet til rettstvister.
Opplysninger i forbindelse med arbeidskamp
I forbindelse med arbeidskamp (streik) sender hovedorganisasjonen på arbeidstakersiden en melding til Spekter om hvilke arbeidstakere som er omfattet i den enkelte av Spekters berørte medlemsvirksomheter (plassfratredelse). Spekter formidler navnelistene til de respektive virksomheter.
I forbindelse med mottak av navnelister informerer Spekter hovedorganisasjonen om informasjonsplikten denne har overfor sine medlemmer knyttet til Spekters behandling av informasjonen:
«Spekter har mottatt oversikt over hvilke personer som organisasjonen xxxx har meldt plassfratredelse for. Organisasjonen plikter i henhold til Personvernforordningen artikkel 13 nr 1 (e) samt ansvarsprinsippet og dokumentasjonsplikten som følger av artikkel 24 å ha oversikt over hvem man deler personopplysninger med. Spekter legger til grunn at organisasjon xxxx sine medlemmer allerede har fått kjennskap til at organisasjonen har formidlet navnelisten til Spekter for at Spekter skal kunne informere de respektive virksomheter. Spekter vil dermed ikke informere organisasjon xxxx sine medlemmer særskilt om dette, jf artikkel 14 nr. 5 (a). Det vises for øvrig til www.spekter.no/Personvern om hvordan Spekter behandler personopplysninger.»
Listene slettes når alle forhold knyttet til arbeidskampen er løst.
Behandling av lønnsdata fra Spekters medlemmer
Det følger av Spekters vedtekter § 2.3 at medlemmene har plikt til å gi Spekter lønnsinformasjon om de ansatte. For at Spekter skal kunne behandle personopplysninger, må det også foreligge et behandlingsgrunnlag i henhold til Personvernforordningen. Grunnlag for behandling av lønnsopplysningene er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f berettiget interesse.
Formålet med innhentingen av lønnsinformasjon er til bruk i tariffoppgjør, utarbeide lønnsstatistikk og å foreta ulike beregninger og analyser av nøkkeltall bl.a. til det Tekniske beregningsutvalget for inntektsoppgjørene (TBU). For at Spekter skal kunne overholde sine tarifforpliktelser, er Spekter avhengig av et korrekt datagrunnlag med lønnsdata på personnivå.
De lønnsdata Spekter benytter mottas enten fra medlemsvirksomhetene selv eller fra en tredjepart disse benytter, og disse har en informasjonsplikt overfor de ansatte om videreformidlingen til Spekter. Når Spekter mottar dataene, skal de ansatte dermed allerede være informert. I forbindelse med informasjonsdelingen formidler Spekter følgende budskap til de vi mottar lønnsdata fra:
Spekter legger til grunn at de ansatte allerede fra medlemmenes side er informert om at deres lønnsdata blir delt med Spekter og Spekter informerer derfor ikke de registrerte særskilt om dette, jf. artikkel 14 nr. 5 (a).
Ved innsamling av personopplysninger, skal den som er behandlingsansvarlig informere den registrerte om behandlingen av personopplysninger. Dette gjelder enten informasjonen hentes fra den registrerte eller fra en tredjeperson - jf. artikkel 14. Det er imidlertid i artikkel 14 gjort unntak fra informasjonsplikten. Ett av unntakene er blant annet at den registrerte allerede har blitt informert om Spekters behandling av personopplysningene. Virksomhetene som avgir opplysninger til Spekter, vil ha plikt til å opplyse hvem de deler opplysninger med. Dette følger av artikkel 13 nr. 1 (e).
Den registrertes rettigheter
Du kan kreve innsyn i hvilke personopplysninger Spekter har registrert om deg.
Videre kan du be om at opplysningene rettes hvis de er feil eller at de eventuelt slettes. Sletting av personopplysninger forutsetter at dette ikke kommer i konflikt med lov- eller avtalefestede plikter Spekter har.
Dataportabilitet: I noen tilfeller kan du be om å få utlevert personopplysningene i maskinlesbar form til deg selv eller andre.
Klage til tilsynsmyndigheten: Hvis du er uenig i måten Spekter behandler dine personopplysninger på, kan du klage til Datatilsynet.
BEHANDLINGSANSVARLIG
Arbeidsgiverforeningen Spekter
PB 7052 Majorstuen, 0306 Oslo
Besøksadresse: Fridtjof Nansens vei 19, 0369 Oslo
Tlf (+47) 47 65 70 00
E-post: post@spekter.no
Org.nr. 871 281 602