Når Postens konsernsjef Tone Wille presenterer kvartalsrapportene, er det mange som rynker på nesen. De fleste forventer å få de harde tallene om driftsresultat og forbedringer først, men hun begynner et annet sted.

– Noe av det første jeg viser fram, er reduksjonen i sykefraværet. Mange blir overrasket over det, men da sier jeg: «Det er også et godt businesscase».

Hun smiler og ser mot vinduene. Vi er i 17. etasje i Posthuset.

– Vi er jo stolt av å ha redusert fraværet. Det har tatt mange år å lykkes.

Kostnadene ved sykefravær er store, og arbeidsgiverne bærer en stor del av byrden. Mens mange bedrifter sliter med å få ned fraværet, har andre tatt grep som virker. Som Posten. I 2006 hadde det statseide konsernet et sykefravær på over 9 prosent, som var langt høyere enn landsgjennomsnittet.

I alle styre- og ledermøter har sykefraværet blitt fulgt opp.

– Det første som ble gjort, er å gi det høyt lederfokus. I alle styre- og ledermøter har sykefraværet blitt fulgt opp, og da begynner det å skje ting, sier Wille.

Enkelte ansatte hadde 70 fraværsdager hvert eneste år. Noe måtte gjøres.

– Vi har utviklet en god verktøykasse, både for å forebygge og følge opp sykefravær. I det er lederfokuset en primær forutsetning for å oppnå resultater. Toppledelsen har jobbet konkret med HMS – ikke bare sykdom, men også skader. Når det tas ordentlig tak i, gir det resultater. Målet er en åpen kommunikasjon mellom leder og medarbeider.

Tidligere kunne en medarbeider sende en sms til en kollega, som ble bedt om å melde fraværet til nærmeste leder. Nå må medarbeideren selv ringe dirkete til sjefen. Det har hatt innvirkning på det korttidsmeldte fraværet, sier Wille.

– Da kan sjefen si til medarbeideren: «Leit å høre at du er syk, men kanskje du kan gjøre andre oppgaver? Selv om du ikke får tatt postruten, kan du bidra med omadressering?» Det er et enkelt grep, men vi ser at det virker.
Det som også virker, ifølge Wille, er konkrete tiltak mot medarbeidere med mest sykefravær.

Vi har utviklet en god verktøykasse, både for å forebygge og følge opp sykefravær.

– Det er det langvarige og gjentakende sykefraværet som er høyt, ikke det egenmeldte. Derfor har vi utviklet en verktøykasse for å ta spesielt tak i det langvarige. Hvis en medarbeider har 24 eller flere sykefraværsdagsverk hvert år de siste tre årene, vil det settes inn ekstra støtte. Da har vi nok kunnskap om det fraværet til å gjøre noe med det.

«Engasjerte og kompetente medarbeidere» er et av Postens fire hovedmål, og det kan virke som det er mer enn bare tomme ord. Siden toppen på over 9 prosent i 2006, har sykefraværet falt år for år, og var i 2019 nede i 5,9 prosent.

– Vi har regnet på hva sykefraværsnedgangen betyr for Posten, og sammenliknet med 2006 så har vi 440 flere medarbeidere på jobb hver dag. Det betyr mindre utgifter til vikarer, mindre utgifter til opplæring, bedre produktivitet, bedre kvalitet, bedre arbeidsmiljø og lavere kostnader for samfunnet, sier Wille.

– Besparelsene er betydelig, ca. en milliard kroner i sum over disse årene.

Sammenliknet med 2006 så har vi 440 flere medarbeidere på jobb hver dag.

Posten har vært gjennom en rekke nedbemanninger de siste årene. Og omstillingene fortsetter, i løpet av 2020 skal 14 000 ansatte bli til 13 000.

– Det har vært overraskende liten sammenheng mellom omstillingene og sykefraværet. Forklaringen er kanskje at mange av endringene er godt planlagt og ikke kommer som en overraskelse. Alle vet at driften legges om og at postkontorer skulle legges om til Post i butikk. Med god kommunikasjon og felles virkelighetsforståelse blir endringene mindre smertefulle.

Som landsdekkende bedrift har Posten et ekstra ansvar for å bidra til lavere sykefravær, mener hun.

– Vi må gjøre vår del. I mange fraværssaker er vi avhengige av at Nav tar sin rolle og fastlegen sin, med medarbeideren i midten. Vi har opplevd Nav med ulik praksis i ulike deler av landet, men vi ser også en dreining hos Nav hvor de tenker og jobber mer likt. Vi ønsker at Navs beslutninger og tilbud er det samme uansett hvor våre medarbeidere bor.

– Hvordan har samarbeidet vært med tillitsvalgte for å redusere sykefraværet?

– Bra, vil jeg si. Vi er enige i målet om at ingen skal bli syke eller skadet på jobb, og jeg opplever ikke at det er noen motkrefter mot de ulike delene i HMS-arbeidet. Men alle sakene er individuelle, og det er enkelttilfeller der det kan være ulik oppfatning av hvordan fraværet skal håndteres.

Da koronakrisen traff norsk næringsliv i mars 2020, var heller ikke Posten uberørt.

– Vi gjør det vi kan for å bidra til å holde hjulene i samfunnet i gang. Vi prioriterer kritiske tjenester som mat, medisiner og annet beredskapsbehov. Permitteringer utsettes så lenge som mulig for å ha tilstrekkelig kapasitet til å levere samfunnskritiske tjenester og opprettholde normal drift.

Likevel steg sykefraværet under koronakrisen, sier Wille, til tross for at Posten tidlig innførte retningslinjer for håndtering av smitte.

– Vi forholdt oss tidlig til anbefalingene fra Folkehelseinstituttet og Statens helsetilsyn. Men på tross av omfattende smitteverntiltak, så vi at fravær på grunn av korona økte. Medarbeidere var hjemme for å passe barn eller overholde karantenebestemmelser. Andre var koronasmittet eller hadde mistanke om dette. Vi fulgte også myndighetenes anbefalinger om å utvide egenmeldingsperioden til 16 dager for å avlaste fastlegene.

Vi ønsker at NAVs beslutninger og tilbud er det samme uansett hvor våre medarbeidere bor.

Mens innsatsen mot sykefravær tidligere kunne være mer tilfeldig, jobber Posten nå mer faktabasert og analytisk, forteller Wille. Derfor vet de mer sikkert hva som er driverne i sykefraværet – og hvor innsatsen skal settes inn.

Wille gir følgende råd til andre virksomheter som vil jobbe mer effektivt med sykefraværet:

1. Sett sykefraværet høyt på agendaen.
2. Regn ut hva bedriften kan spare på å redusere sykefraværet, det kan bli et insitament til ledere med resultatansvar.
3. Ikke tenk at sykefravær er for «soft» å jobbe med, for lykkes du med å redusere fraværet har det effekt på effektivitet og produktivitet.

– Har dere et mål om å få sykefraværet ytterligere ned?

– Vi ser at den nedadgående trenden flater ut, men det er mulig å redusere fraværet ytterligere. Vi kan bli bedre på det repetitive fraværet, mens vi kanskje må forvente at nivået på korttidsfraværet er som det er. Men et mål har vi.

Hun ser ned i papirene. Utenfor vinduene strømmer sollyset inn gjennom de store vindusflatene.

– Målet er å redusere sykefraværet med 0,1 prosentpoeng fra i fjor, fra 5,9 til 5,8 prosent. Det tror jeg er et realistisk mål. Men det kommer ikke av seg selv, vi må jobbe med det hver dag – fra toppledelsen og nedover i organisasjonen.

Hun smiler.

– Og selv om 0,1 prosentpoeng ikke høres mye ut, betyr det faktisk ganske mange flere medarbeidere på jobb.