Med mer rapportering og dokumentasjon skal landet bygges? Not!
Nesten halvparten av topplederne i Spekters medlemsvirksomheter oppgir at de bruker så mye tid og ressurser på å rapportere til myndighetene at det går utover virksomhetens primæroppgaver, skriver Anne-Kari Bratten.
83 prosent av topplederne bruker opp til en dag i uken på å sørge for at virksomheten ivaretar myndighetspålagte rapporterings- og dokumentasjonskrav. I offentlig sektor er det enda verre, alt dette ifølge Opinion. Noen av Spekters medlemmer bruker ressurser i årsverksstørrelse bare på den såkalte «aktivitets- og redegjørelsesplikten» i Likestillingsloven. Konsekvensen er at det blir brukt mindre ressurser på å arbeide med mangfold, inkludering og likestilling fordi man må bruke ressurser på å rapportere på det man gjør: Eller helst: Rapporter på det man ikke gjør (for det er jo det virksomhetene blir spurt mest om: Rapporter på avvik – ikke på alle resultatene dere skaper).
Offentlighetsloven – at alle skal ha rett til innsyn i hva forvaltningen driver med - er en grunnleggende demokratisk innretning. Likevel er det ikke til å stikke under stol at mange virksomheter som er omfattet av offentlighetsloven, noen av dem organisert i Spekter, også må bruke årsverk på å sladde sensitive opplysninger i dokumenter før pressen eller andre får det innsynet de har bedt om. Ofte er det jo de sensitive opplysningene media og andre egentlig er opptatt av – altså det de faktisk ikke får innsyn i. Dermed kommer den jobben disse virksomhetene gjør med å slette ofte til ingen nytte, fordi det innholdet noen ville anta kunne vært interessant, uansett er unntatt offentlighet og dermed ikke kan utleveres.
Mange av våre medlemmer må for tiden også kommunisere med ukjente gjennom anonymiserte epostkontoer som «ola@nordmann.com», der de – med hjemmel i offentlighetsloven – må opplyse «ola@nordmann.com» om både navn, stilling, lønn og mere til på sine ansatte. Vi har eksempler på at virksomheter blir bedt om å utlevere både navn, stilling og personlige opplysninger på for eksempel ansatte som har særlig ansvar for sikkerhetsfunksjoner i virksomheten til en adressat man ikke vet hvem er, eller hvilken hensikt har med å samle disse opplysningene.
I prinsippet kan alle be om innsyn i hva som helst - uten å oppgi formålet. Ønsker noen å lage en database over alle som jobber med å sikre infrastruktur, bygninger og IT-utstyr i NRK, i sykehus, i kulturinstitusjoner, på veinettet eller jernbanen, så kan de fint med offentlighetsloven i hånd be om innsyn i opplysninger nok til å få det til.
Spørsmålet er hvordan de behandler disse opplysningene videre, for det er vel liten grunn til å tro at GDPR-regelverket overholdes hos folk som ikke en gang selv opplyser om hva de heter og hvorfor de vil ha opplysninger fra virksomheter som er omfattet av offentlighetsloven.
En ting er at det brukes ufattelig mye ressurser på slike henvendelser. Enda verre er det at alle som ber om innsyn etter offentlighetsloven kan være anonyme. Dette skjer altså i en tid der myndighetene forventer av oss alle at vi skal ha et helt annet fokus på sikkerhet og beredskap. Mens vi for eksempel må identifisere oss med BankID eller MinID for å få levere søppel i Oslo eller for å få informasjon fra Vegvesenet om hvem som eier den feilparkerte bilen som har stengt innkjørselen vår, kan altså alias som «Donald Duck», «Elvis Presley» eller «Mor Theresa» sende en mail og med bare visse unntak få tilsendt informasjon fra forvaltningens saksdokumenter, journaler og lignende register.
Hvorfor er det greit at vi må legitimere oss for å bruke den offentlige gjenbruksstasjonen, men ikke for å få ut informasjon fra den offentlige forvaltningen? Kan det hende at forespørslene hadde blitt noe mer målrettet og noen færre dersom man måtte tilkjennegi hvem man er? Kunne offentlig sektors ansatte kanskje heller brukt mer ressurser på kjerneoppgaver enn på å gjennomgå og sladde dokumenter? Det bør være mulig å ha en slik diskusjon uten å svekke de demokratiske hensynene som ligger bak offentlighetsloven.
På Spekterkonferansen 7. november skal vi blant annet belyse hva det gjør med den norske ledelsesmodellen når mer og mer ressurser, både økonomisk og menneskelig, må anvendes til å hensynta den endrede sikkerhetspolitiske situasjonen. Ledelse på norsk er tillit, autonomi og delegering. Er dette i spill når ledere må hensynta risiko mye mer enn før? Ledelse har alltid vært tohendig; vi skal BÅDE sikre drift og utvikling - samtidig. Nå sier forskerne at vi må tenke mer «trehendig» - nemlig at den nye normalen fortsatt er å ha oppmerksomhet på effektiv drift, fornyelse og innovasjon, men også mer eller mindre på kontinuerlig krisehåndtering. Ledelse vil kreve mer utvikling av organisatorisk resiliens, altså evne til å forutse trusler, håndtere det uønskede og tilpasse til nye og endrede forutsetninger. Dette skjer samtidig som vi for tiden har en generasjon folkevalgte og politikere som stort sett aldri har opplevd annet enn økonomisk fremgang, og der begrepet «prioritere» ikke har betydd «å velge bort», men å «legge til».
Vi i Spekter pleier å si at «våre medlemmer driver Norge». Det gjør de døgnet, uken og året rundt. De sørger for at sykehusene aldri stenger, at vi kan få nyheter på radio og TV både dag og natt, for kollektivtransporttilbudet og kultur landet rundt. I Spekter ønsker vi god vakt til alle de som er på jobb hele døgnet hos våre medlemsvirksomheter – også mens flesteparten av oss har sommerferie. Takk for jobben dere gjør for oss alle!